入荷したパック数・個数と発注数量を照合する

入荷数量は、注文で実際に使われている単位で照合し、数えた内容物と梱包に印字された数量を分けます。6パックを受け取った事実を梱包数として裏付けられても、中の個数は未確認のことがあります。不足に見える場合も、関連する受入範囲の照合が済むまでは、未解決の数量確認事項として扱います。

有用な成果物は、4つの異なる事実を持つ数量表です。発注した内容、梱包が申告する内容、合意した安全な範囲で実際に数えた内容、未確認の残りです。本記事は購入者向けの方法と架空の例を示します。実際の受入実数や、サプライヤーの数量不足の認定は含みません。

差を計算する前に計数単位を固定する

受け入れ済み注文明細の数量、単位、パックの定義を、書き換えずに転記します。「同じブラケット4個入りを6パック」なら、販売単位の数量と、申告された個数換算の両方が分かります。「6セット」だけでは、合意済みのセット内容が特定されるまで、信頼できる個々の部品総数は出せません。

翻訳で意味が変わり得る場合は、販売単位の原語と承認済みの説明を並べて残します。サプライヤーは購入単位をパックと呼び、受入側はその外側の輸送箱をカートンと呼ぶかもしれません。両方を「箱」とせず、各階層に別の欄を設けます。注文自体が曖昧なら、入荷数量が違うと決める前に説明を求めます。

GS1 USの梱包レベルの定義では、単品、内装パック、ケース、混載ケースを区別しています。こうした区別は、梱包レベルがそれぞれ異なるまとまりを表すことを思い出すのに役立ちます。特定の納品の内容物を確立したり、この表でGS1識別子を使うことを要求したりするものではありません。GS1 USの梱包レベル定義

申告と観察を並べて記録する

各列は1つの数量基準に統一し、明示します。サプライヤーの梱包明細書、外箱ラベル、受入者の梱包数確認、内容物の実数確認はいずれも有用ですが、答える問いが違います。あらゆる数字を「受入個数」に格上げせず、それぞれの出所と時点を記録します。

「24」と書かれた外箱は、24個、24パック、または別のまとまりを申告しているかもしれません。印字の文言を残し、単位を明らかにします。個数の申告が明確でも、合意した方法で記録上の内容物数が裏付けられるまでは、申告にとどまります。

通常の非通電部品でも、梱包を開けて中身を数える行為は、合意済みで安全に実行できる受入作業の範囲内に限ります。数量表のひな形は、バッテリー製品を開ける、部品を露出させる、保護梱包を変更する許可にはなりません。アクセスが範囲外または安全でない場合は、未確認の部分を特定し、判断を責任者に回します。

未確認の残りが見える表を使う

次の項目は、申告されたパック当たりの入り数を実測した総数と取り違えないように設計されています。

報告では「2箱確認」だけでなく、確認した梱包を特定します。適切な既存IDがなければ、記録上で変わらない受入参照番号を使います。受入手順で許可されていない限り、現物のラベルを付け替えないでください。

架空の6パックの入荷

非通電の整理用ブラケットを同じもの4個入りで6パック発注したとします。合意した受入範囲は当初、6パックを数え、特定した2パックの内容物を確認することを許可しています。これは説明用の架空の数量と作業であり、推奨するサンプル数ではありません。

受入者は6パックの存在を記録します。P-01とP-02では、それぞれブラケット4個を実際に数えます。P-03からP-06は閉じたままです。表は次のようになります。

「24個を数えた」と報告してはいけません。16個不足とも報告してはいけません。16は未確認パックの予定数量であり、16個が存在しないとの所見ではありません。確認した2パックから、残りすべてのパックも同じ内容だとは確立できません。

権限を持つ責任者が全個数の確認を必要とする場合は、追加作業と安全な範囲を合意します。既存の証拠で限定的な判断を行う場合は、その正確な範囲を残します。どちらを選んでも、初回確認で数えたのは8個だけという過去の事実を変えてはいけません。

不一致と名付ける前に原因候補を調べる

どれが起きたかを決めつけず、記録上の差の可能性を順に検討します。まず受入範囲を確認します。分割納品の申告や、欠けている梱包参照情報はありませんか。次に単位と構成を確認します。パックを個、セットを1つの構成部品と取り違えていませんか。最後に実数記録を比較し、二重記録や転記誤りを調べます。

修正版の報告は、訂正内容を説明するべきです。受入者が異なる画像名でP-01を2回数えていた場合は、訂正履歴を残しながら照合後の合計から重複を除きます。サプライヤーが別の荷物を後送すると述べた場合は、その発言と参照情報を記録します。到着する前に受入済みとしてはいけません。

数量がなお一致しない場合は、承認があれば、特定した非通電部品の範囲を対象に再計数を依頼します。再計数が同じ品の以前の結果を置き換えるのか、新たに数えた品を追加するのか明記します。同じ対象の両結果を足すと、入荷数が二重になります。再計数できなければ、差は未解決のままにします。

数量と適合性を分ける

架空例の続きとして、残りのパックを後から合意した範囲で数え、合計15個のブラケットが入っていたとします。受入全体の実数は8足す15で23個、予定は24個です。関係するすべての入荷と、変更のない注文基準の照合が済んでいるなら、この表は特定した受入に1個の数量差があることを裏付けます。

この結論から、誰が差を生じさせたか、代品を受け取る権利があるかは分かりません。また、23個が図面、仕上げ、材料の要件を満たすかも分かりません。数量の存在と適合性の結果を別々に報告します。

数えたブラケット1個が異なるバリエーションの場合は、現物個数の記録に残し、バリエーション不一致を付記します。単に欠品と表すと、別の物が届いたという証拠が失われます。同様に、要求の承認済み変更がなければ、別バリエーションの余分な品を注文明細の不足と相殺してはいけません。

範囲を限定した数量確認の記述で終える

有用な最終記述は、注文の改訂、対象の入荷、使用単位、確認した梱包、実数、未確認の残り、未解決の差を示します。関係する数量記録を添付し、次の判断の責任者を特定します。代品送料、返品の経済性、サプライヤーとの精算は、この表の範囲外に置きます。

合計を頼る前に、同じ品は1回だけ数えていること、すべての換算に合意済みの構成があること、後の入荷を仮定していないことを確認します。最も強い数量記録は、数字が最も充実して見えるものではありません。存在するもの、申告されたもの、まだ確認が必要なものを、別の人が区別できる記録です。