依已核准替代安排新舊庫存

替代品獲核准，不會自動讓新舊庫存在所有未結義務間互換。從確切替代決策開始，依容許品項拆分需求，再將各供給池只分配至其獲授權服務的用途。

交付成果是已核准替代的切換與需求分配紀錄，把已完成技術決策轉為有明確界線的採購計畫。它不評估等同性、不修改產品、不執行實物套件切換，也不核准新用途。本文未取得實際替代核准、庫存紀錄或受影響訂單清單。

將核准視為範圍界線

識別新舊品項編號、修訂、單位與核准發布者。保留生效條件、納入用途、排除群體及相依條件。核准在未來專案導入新品，可能不改變既有客戶義務。

確認決策是要求新品、容許任一品項，或只在指定事件後適用。這些區別會改變分配。「核准新品」不自動等於「必須用新品」；容許新品，也不代表切換後仍可使用剩餘舊庫存。紀錄未說明時，將問題交回負責人。

技術核准應與下單商務許可分開。有效替代決策仍可能需要修訂採購數量、供應商條款或客戶專屬授權。反之，核准採購較便宜品項，不能解決未核准技術差異。

合併供給前先拆分未結義務

選定快照日期，以及起訖明確的規劃期間，納入個別需求日期與核准生效界線。使用核准指定的實際事件，不要為方便而自行選訂單日、收貨日或使用日。

將每筆未履行義務歸入四組之一：必須舊品；必須新品或依核准選定新品；明確容許任一品項；適用性未釐清。這些是管理分類，不是新許可。每次歸類都引用支持的確切決策。

每個需求單位同時只屬一組。若單一訂單含不同已核准用途，將數量拆為可追溯子列，不要在新舊品項下各複製整張訂單。核對各組合計與原未履行總量相符。

未釐清組需要負責人及採購後果。不要只為平衡工作表，就分配看似充裕的品項。詢問受影響承諾是否須在澄清前維持暫緩，同時讓其他有獨立依據的需求決策仍可由各自負責人處理。

保留新舊庫存識別

分別記錄合格舊庫存與合格新庫存，保留各自既定狀態與容許用途。兩者合計可以描述實物數量，卻不能顯示各需求組是否已涵蓋。不要為簡化總量，就在台帳把舊品改名為新品。

兩邊採相同預留慣例。若需求總量包含已預留義務，則將已分配庫存納入對應合格供給池，只分配一次。若需求與供給都已扣除對應預留，使用剩餘數字。預留不可重複扣除，也不可用來同時滿足兩組。

未結採購承諾也採相同區分。識別每張實際訂單供應哪個品項、剩餘數量與相關日期。既有舊品訂單不會因核准發布就自動變成新品訂單。任何修訂均須取得所需商務行動與證據。

建立採購切換紀錄

兩品項都容許時，保留分配選擇可見。買方可能有優先選一個池的理由，但工作表不虛構此優先次序。應由獲授權負責人指出選用順序及對其他義務的影響。

假設範例：兩種修訂的 60 單位義務

假設一個虛構非動力零件有 Old 與 New 修訂，均按單件計量。範例期間為第 1–45 天，並明確假定範圍及需求日期已釐清。60 單位未履行需求中，20 仍須 Old，40 依既有虛構核准與分配決策指定 New。

本例核准未確立可用 Old 滿足 40 單位 New 指定需求。這是刻意設置的範圍界線，不是認定舊零件不相容的技術結論。算式內沒有任一品項或未釐清需求；若有，兩組都應列示。

有 25 單位合格 Old，尚未沖抵預留；沒有 New 庫存或適用未收供給。20 單位 Old 必需義務已包含在需求總量，為其預留的庫存屬於 25 之內，不另行扣除。分配 20 Old 給這些義務，留下 5 Old 未分配。

New 組仍需 40 單位待採購決策。沒有另行授權容許該分配時，扣除剩餘 5 Old 而只申請 35 New 是錯的。整體計畫中，20 已涵蓋 Old 需求加 40 未涵蓋 New 需求，等於原本 60 義務；20 已分配 Old 加 5 未分配 Old，等於 25 可用 Old。

因此，本虛構情況下採購 40 New 的提案對應 New 組未涵蓋量。它不是實際分批訂購指示、供應商承諾，也不確認交付能趕上需求日。剩餘 5 Old 須由負責人另行決策；計算不授權處置或重用。

若後來獲授權決策明確容許以這 5 Old 滿足五筆先前指定 New 的已識別義務，應發布新分配版本。只有在額外決策下，New 需求才變 35、Old 餘量變零。保留舊版本，使採購量變更有可歸屬原因。

明確變更重複採購指示

識別核准範圍內每項正在使用的採購指示：下一份申請草稿、重複使用範本、未結分批訂購提案或持續補貨指示。不要假定特定系統存在，也不假定更改一個品項描述就會更新所有相依指示。

逐項記錄授權處理：為指定義務保留 Old、停止未承諾的 Old 提案、申請修訂，或準備 New 申請。區分「已請求變更」與「已確認變更」。修訂協商中，已接受的舊品採購仍可能是承諾。

若仍有有依據的 Old 專屬短缺，不要取消全部 Old 採購。反之，負責人已核准較窄切換後，也不要讓複製歷史訂單重新產生 Old 庫存。目標是為每個需求組留下可追溯指示，而非處處使用最新品項。

調節餘量，在正確層級結案

重大核准變更、收貨、取消或分配決策後，再檢視庫存與需求拆分。新收貨應減少連結的剩餘未收供給，不是創造另一獨立來源。整個轉換過程保留品項識別。

為未分配 Old 指定負責人與容許提出的下一問題。未來用途或處置提案，未核准前仍是提案。實物隔離、重新標示、重工及套件切換需要各自授權指示；此採購紀錄不提供任何一項。

結案時列出按容許品項分組的需求總量、已涵蓋與未涵蓋數量、實際變更的採購指示，以及所有未解決餘量。成功紀錄能讓已核准替代的限制延續至下一次採購，不暗藏新舊品項普遍等同的主張。

常見問題

新品獲核准是否代表可以先用完所有舊庫存？

只有核准及相關義務負責人明確容許此分配時才可以。它可能要求某些用途用 New、其他保留 Old，或未釐清舊庫存用途。保留區別並要求澄清，不要把 New 核准視為普遍雙向互換。

為什麼範例剩餘五單位 Old 不能把 New 採購減至 35？

範例將 40 義務指定 New，且未容許用 Old 履行。因此五單位 Old 不在該保障範圍。後續明確分配授權可能改變計算，但採購試算表不能自行創造許可。

既有舊品訂單應如何處理？

保留實際承諾與剩餘數量可見，與必須 Old 的義務比較，再請獲授權商務負責人判斷是否需要修訂，以及條款是否容許。替代核准本身不取消訂單，也不證明供應商接受品項變更。

切換紀錄也是實物換裝指示嗎？

不是。它依既有核准分配採購需求，並記錄所需採購變更。處理餘料、套件重工、產品重貼標籤及執行配置變更，需要各自範圍與權限。此紀錄不確立技術等同性、安全核准或庫存處置許可。