記錄電池型號、序號與批號標籤，不推斷真偽

記錄每件收到的電池產品上實際可見的識別碼，保留原始文字及將其連結至該單件的佐證。型號、序號、批號、賣方庫存代碼及紙箱參照須分欄。清晰可讀的標籤支持「標籤寫了什麼」的觀察；它不驗證產品真偽，也不核准使用。

實際成果是單件與標籤登錄表，讓供應商、製造商或合資格審閱者調查不符之處時，不必再問照片是哪件貨。本文未獲提供實際電池、收貨照片或製造商識別編碼制度。範例均屬虛構，登錄表不能確立真偽、內部安全或合規性。

先定義用途，再解讀代碼

先取得製造商對確切產品標籤的說明。型號或類型名稱通常描述規格所指的產品身分。序號欄用於在製造商定義的制度中區分單件；批號欄則依該制度將品項分組。有修訂版或款式欄位時，也須分開保留。

這些是待確認的用途，不是依代碼長度自行指定的含義。六位數字可能是生產參照、賣方 SKU 或序號的一部分。看似日期的字串，不應只因符合日曆格式就變成製造日期。未有解釋的代碼標為「用途未確認」，並保留其出現位置。

GS1 提供一個有限範例。其系統架構以 GTIN 識別交易品項類別，以 GTIN 加批號識別批次，以 GTIN 加序號識別個別交易品項。文件也提醒，代碼中隱含的業務意義可能僅供組織內部使用。這些概念說明代碼背景為何重要；它們不能確立收到的電池使用 GS1，也不能解碼製造商私有標籤。GS1 系統架構，第 4 節及表 4-1

給觀察的單件一個穩定收貨編號

使用與收貨事件及訂單項目連結的本地單件編號。即使製造商序號無法辨讀，或之後更正謄錄，也保留該編號。否則，最需釐清的貨品可能因缺少預期識別碼而從登錄表消失。

記錄標籤位置及承載物件：外紙箱、產品外部、配件袋或隨附文件。紙箱標籤不自動等於直接觀察到箱內產品標籤。如果授權收貨範圍無法安全露出該產品標籤，說明觀察到哪種標籤，並將產品標籤欄維持未核實。

僅使用已核准安全收貨範圍內可取得的佐證。不要為了填完序號欄，要求員工打開電池外殼、拆掉保護蓋、通電，或搬動處理可疑單件。無法取得的標籤是已記錄限制，應由適當負責人解決。

擷取文字時不要默默修整

忠實謄錄可見字元，包括前導零、後綴、標點及有意義的空格。說明性翻譯旁保留原文欄位。若試算表會把長代碼轉成科學記號或刪除前導零，應儲存為文字，並將儲存值與原始影像比對。

光學字元辨識結果只當作謄錄草稿。對照影像核查；O 與 0 等相似字元可能造成看似合理但錯誤的對應。無法辨讀時，在原樣謄錄欄之外註明不確定性。不要用供應商預期清單補齊，再聲稱結果是實際觀察。

若同時有條碼解碼資料及人眼可讀標籤文字，兩者分開保留，記錄各值的來源。不一致是待調查問題，不是任選符合訂單版本的機會。條碼或 QR 目的地成功開啟，也不應因此視為獨立的真偽判定。

使用單件與標籤佐證登錄表

每件貨建立一份紀錄，將每個觀察到的標籤各列一行並相連。這樣能支援多個標籤，又不會把同一產品誤算成多件。

記錄觀察日期及提供資料的人員或服務商。保留原始照片與謄錄更正。登錄表應區分同一標籤的改善辨讀，以及實體上不同標籤的佐證。

虛構的三件貨登錄表

假設三件封閉電池產品的本地收貨編號為 U-01、U-02 及 U-03。既有安全外觀紀錄顯示相同虛構型號 M-7。U-01 顯示序號 EX-S01 及批號 EX-L04；U-02 顯示序號 EX-S02 及相同批號 EX-L04。所提供照片中的 U-03 序號欄無法辨讀。本範例所有識別碼與觀察均屬虛構。

U-01 與 U-02 可有不同序號觀察及相同批號觀察，兩者並不矛盾。依範例假定的制度，批號將其分組，序號則區分單件。這完全不代表任何一件是真品，也不代表製造商認可這些代碼。

U-03 仍是已識別的本地單件，只是序號讀數未解決。不要只因供應商列出三個連續序號，就把裝箱單上的 EX-S03 抄到其觀察欄。將 EX-S03 放在文件聲明欄，並詢問能否透過更多安全佐證或製造商說明，將其連結至 U-03。

若其後適當影像讓標籤可讀，加入新佐證參照及更正觀察。在歷史紀錄保留原先不可辨讀的狀態。更清晰照片只能補上辨讀缺口；它不能提供產品真偽或核准另需的佐證。

調查重複序號觀察，不猜測原因

先確立影像顯示兩件實體貨，還是同一件拍了兩次。比對本地收貨及單件編號、影像背景與服務商說明。重複檔名、重複照片或謄錄錯誤，都可能讓登錄表出現看似重複的序號。

若兩件不同實體貨仍顯示看似相同的序號，標記確切兩件，並透過已知供應商或製造商官方支援管道要求釐清。附上觀察型號、標籤位置、相關佐證，以及適當時的原始訂單編號。詢問識別碼預定用途，以及哪些紀錄可解釋此觀察。

不要單憑此觀察就將貨品標為仿冒。同樣地，若要求唯一單件身分，也不能把賣方「正常」的回覆當成完整解釋。記錄回覆、範圍及仍缺支持的事項。機密訂單紀錄僅在授權審查範圍內分享。

區分文件一致與身分核准

裝箱單與產品標籤可能有完全相同文字。應有限度地記錄此比對：觀察值與所列值相符。它不能確立誰貼上標籤、產品來源，或隨附文件是否涵蓋實際內部配置。

型號或修訂版若不同於已接受訂單，保留兩個值並將差異交付所需決策。不要重新命名收到的產品來符合先前報價。供應商若提供別名說明，附上說明而不刪除原觀察標籤。

當範圍內每件貨都有可歸屬觀察或明確限制，且剩餘身分問題都有負責人時，即可完成收貨登錄表。將紀錄交給審查來源、技術要求及放行條件的人員。妥善維護的標籤登錄表讓這些審查成為可能，卻不假裝已代為執行。