區分供應商示範與操作人員能力認定

供應商示範可以提供有用證據，說明示範了什麼，以及誰曾出席。將這些證據交給操作團隊之前，應把課程紀錄與買方的能力認定決策分開。邀請名單、簽到表或錄影連結，不應悄悄變成獲准執行工作的人員名單。

為負責訓練的人員準備示範出席與能力證據缺口交接資料。其目的在保留現有證據，並指出尚待作出的決策。它不設計訓練、不規定評估，也不認證參與者。本文未取得實際課程紀錄、型號指示、合約、能力標準或權限指派資料；以下例子為虛構。

確認課程原本的目的

依已議定的簡介記錄課程目的：熟悉產品、示範、特定主題教學，或其他已明確描述的活動。保留實際範圍，不要在活動後把非正式簡報升格為資格認定課程。

記錄講者、其代表的供應商或組織、課程日期，以及所使用的確切產品或文件編號。講者履歷可能是相關背景，但不應視為其有權評估買方特定工作的證明。請訓練負責人指出，在該範圍內哪些資格或權限證據具有關聯。

交接應聚焦於訓練負責人可使用的資料。供應商是否提供所有合約課程的爭議，應另行討論服務範圍。同一份紀錄可以支持該討論，但解決發票問題不代表已判定參與者的能力。

分開出席、涵蓋內容與評估

出席是依保留的紀錄描述某人的參與情況。涵蓋內容是指實際討論的主題。評估紀錄若確實存在，則描述某項已識別的評估及其結果。這些是不同類型的證據；不能為方便填滿交接範本而捏造任何一種。

出席狀態應區分為已邀請、已出席、缺席及出席未確認。若紀錄顯示僅部分出席，應保留已知限制。不要假設加入通話就代表參與每一個主題。記錄出席資訊的來源，不要捏造缺失的簽到表，也不要將行事曆回覆視為參與紀錄。

涵蓋內容應列明課程教材，以及任何已記錄的遺漏、中斷或未答問題。「已寄送投影片」是發送事件，不能證明講者講解了每張投影片、收件者閱讀了檔案，或理解了內容。

若評估確實是課程的一部分，應如實保留其工作範圍、標準編號、評估者、權限依據及個別結果。請訓練負責人判斷紀錄的相關性。不要只因課程稱為示範，就丟棄有效評估證據；但也不要從「訓練完成」這個標題推定曾進行評估。

由訓練負責人界定能力認定問題

英國健康與安全執行局（HSE）的英國職場指引說明，能力透過訓練、知識、經驗與技能發展而成。該指引也解釋，適當的訓練取決於活動、現有能力、工作情況及設備。這支持一項有範圍限制的區分：參加一次課程，與確立執行特定工作的能力，是兩回事。該指引未規定本文的交接表，也不會決定讀者特定產品的要求。HSE 訓練與能力指引

針對買方的實際工作，請獲授權的訓練負責人指出適用的能力要求，以及誰可評估這些要求。不要借用無關設備的課程時數、及格分數或證書要求。採購人員也不應推定所有缺席者都不具備能力；相關既有證據可能保存在別處。

若缺少要求或評估者權限資料，應記錄為決策缺口。完整的出席名單無法彌補這項缺口。下一個有用問題是，誰必須界定或確認適用要求，而不是如何製作更令人印象深刻的結業證書。

交付證據與缺口登錄表

依訓練負責人需要決定的事項組織紀錄。個人的評估資訊應依買方適用的隱私與存取流程處理；本文不授權將參與者紀錄分享給供應商或更廣泛的對象。

若已知事實是未提供評估紀錄，空白評估欄應註明「未提供評估紀錄」。除非現有證據確實證明該事件，否則不應寫「未通過」或「未評估」。同樣地，出席紀錄不清楚，不代表缺席。

邀請六人、四人出席的虛構例子

假設虛構的供應商課程 S-61 邀請六人。所保留的出席紀錄列出四名出席者及兩名缺席者。課程摘要列明示範的主題，以及一個未解問題 Q-61。未提供任何個別評估結果或能力認定決策。

參與人數的核對為：六名受邀者等於四名出席者加兩名缺席者。因虛構出席紀錄支持這項核對，交接資料可以據此報告。它不能報告四名具備能力的操作人員、四名獲准首次使用的人員，或兩名未通過評估的人員。

協調人將課程範圍、出席紀錄、教材編號及 Q-61 交給訓練負責人。負責人必須判斷可採用哪些現有證據、誰需要額外工作，以及誰能回答 Q-61。本例不提供上述任何結果，也不設定訓練時數或及格門檻。

現在假設透過獲授權管道，讓全部六名受邀者都能取得錄影。應另外記錄這次發送或提供存取的事件。不要改寫原始出席歷史，也不要將兩名缺席者標成已完成課程。若負責人日後接受以錄影進行的特定學習或評估活動，應保留該項獨立證據與決策。

完成交接，但不要憑空認定通過

當訓練負責人確認收到所提供的紀錄，並接受每項未解問題的責任時，協調人即可完成證據交接。這是交接結果，未必是最終能力認定結果。若負責人尚未接受缺口清單，應讓這項責任保持未決，不要將整個流程標為完成。

依後續決策實際涵蓋的工作與人員範圍，連同任何條件加以記錄。針對一項活動的決策，不應移入籠統的「已受設備訓練」欄位，讓人誤以為具有更廣泛權限。保留原始課程證據，讓未來的審查者能區分供應商提供了什麼，以及買方獲授權的負責人後來決定了什麼。

完成的資料包應讓人容易找到三項資訊：目前已知的課程事實、尚待作出的能力相關決策，以及各項負責人。資料包不得包含臨時設計的操作示範、電池或電氣測試，或安全就緒聲明。