詢問供應商庫存陳述究竟承諾什麼

刊登頁或供應商訊息說「有現貨」時，應詢問該陳述實際支持什麼決策。它可能足以支持針對性供貨詢問，卻不足以支持預留或任何已確認未收數量。用來減少其他來源的補貨前，先記錄陳述範圍。

使用附日期的庫存陳述與承諾階梯。階梯是區分證據狀態的編輯方法，不是文件法律效力排名，也不是對市集規則的主張。本文未取得實際刊登頁、即時庫存紀錄、預留或供應商承諾。以下每個數量都是假設；方法假定買方確切品項識別已獲核准。

保留原始陳述及時間

記錄來源、確切用語、品項編號、所述數量及單位、時間戳，以及已知時區。區分供應商所稱觀察庫存的時間，與買方收到訊息的時間。保存的圖片有擷取時間，但本身不能說明底層庫存數字已有多久。

明確保留缺少欄位。沒有數量的「可供」不是數字輸入。未指定款式的「200 單位」，不能回答針對某已核准修訂的請求。品項識別問題交回適當負責人，不要利用供貨詢問核准不同型號。

詢問所述數量存放何處及數字包含什麼。它可能指可用部分、包含已分配量的較大總量，或其他紀錄基礎，不要猜測。供應商答覆應指出數量是否對應確切請求範圍，以及已扣除了什麼。

說明下一項採購決策

所需證據應跟隨買方實際決策。探索某品項是否可能取得，不同於依賴所述數量滿足附日期需求。要求更強陳述前，記錄所需數量、地點及日期事件。

若決策需要買方地點可用，不能用供應商端備妥取代。詢問供應商可支持哪個事件，以及誰可回答剩餘運輸或收貨問題。保留缺乏依據的缺口，不加上假設運送時間。

設定與擬議承諾相關的買方檢視時點。這不是庫存陳述的通用到期規則。詢問供應商實際提供哪些有效期或變更條件，以及分配生效前必須發生什麼。買方建議的回覆期限應與供應商已接受條件分開。

用階梯詢問缺失問題

以下類別整理紀錄。較高層級不是靠信心、截圖或重複陳述產生，而需要下一決策要求的特定證據與權限。實際權利義務由適用協議決定。

供應商可以在一份範圍適當的紀錄中回答數個問題，不必為填滿每列而要求額外文書。反之，數則重複「是，有貨」的訊息，也不能解決缺失的分配條件。將答覆連結至確切數量與決策。

核實誰可作出陳述

識別回覆方及其與供給的關係。詢問依實際安排，哪個人或組織可確認擬議分配與承諾。轉寄庫存資訊的聯絡人，未必是發出已接受承諾的一方；有依據前，權限問題應保持未決。

有既定通信及已核准聯絡紀錄時，應使用它們。供應商更換經辦人時，保留早先證據，將新答覆連結至同一品項與數量。不要只因新聯絡人知道訂單號，就視為有權限。

只要求本採購決策所需資訊。庫存詢問不必透露無關客戶承諾或買方完整需求計畫。透過授權渠道分享相關數量、已核准品項編號及所需事件，將敏感商務細節限於其目的。

虛構的 200 單位刊登頁

假設虛構刊登頁顯示 200 單位。針對性詢問後，已識別供應商聯絡人表示，指定供應商地點目前有 80 單位已核准品項尚未分配。買方要求 60。本例所有數字與陳述均為虛構，不描述實際賣方。

80 − 60 = 20 的算式，描述假如要求的 60 已從該庫存池分配後，可能留下的餘額。它不能證明分配已發生。取得相關可歸屬承諾前，記錄 60 單位請求與 80 單位供應商陳述，不是 60 預留單位或 60 已確認未收單位。

假設後來的虛構答覆，只支持向買方分配 45 單位，且附有尚未滿足的明示條件。請求仍為 60，答覆則有條件涵蓋 45。15 單位差額指出請求尚未得到答覆的部分，不代表供應商違約，也不是自動向別處採購 15 的理由。

應由負責人決定有條件分配是否支持預定採購決策。若條件後來滿足，且承諾支持所需的附日期可用情況，保留相關紀錄。若沒有受支持的相關日期，該數量仍可能不適合作為期間內規劃輸入。數量、承諾及時間是不同問題。

重新確認真正改變的事實

請求數量、品項範圍、分配條件或所需事件改變時，需要涵蓋該變更的答覆。不要將 60 單位確認用於 90，也不要推定未達條件後原分配仍有效。詢問當前狀態，並將較早陳述保留於歷史。

買方尚未承諾時，將替代方案呈現為待決事項，而非未授權行動：取得有依據的分配、尋找另一明確界定的來源，或保留規劃缺口。不要透過本工作表承諾預留、下訂或主張取消權。

一旦有依據的採購單承諾成立，交給未結訂單調節流程，由後者處理收貨與已接受修訂。不要在其所支持的訂單旁，再把供應商庫存陳述當第二筆供給列加入。當階梯清楚告知買方已知事項、仍有條件事項，以及可進入下次計算的內容，就達成目的。

常見問題

截圖能證明庫存已為我預留嗎？

保留截圖，作為擷取時畫面陳述的證據。詢問決策所需的確切品項範圍、數量、分配、條件及授權答覆。本方法不會從市集畫面推定預留權或已確認未收供給。

供應商庫存確認有效多久？

依實際明示條件，由負責人決定是否支持計畫承諾。此處沒有預設有效期。重大變更應重新確認，並區分庫存觀察時間、答覆時間、明示到期時間及所需可用事件。

供應商報 80，我要求 60，是否剩下 20？

只有該 60 確實由同一 80 單位庫存池分配時，20 才是假設算術餘額。買方請求本身不能確立該事件。有依據支持其關係之前，分別保留供應商陳述與待決請求。

何時能將數量視為已確認未收供給？

當適用且已接受的承諾紀錄，以及相關附日期可用證據支持此處理，並由買方負責人接受其範圍時。接著在單一訂單編號下調節，不要把原庫存陳述又作為獨立供給，與所形成承諾並列加入。